La función de IA en Google Sheets, disponible a través de Google Workspace Labs, permite transformar tareas rutinarias en acciones automatizadas usando inteligencia artificial. Desde redactar textos hasta resumir comentarios o clasificar opiniones, esta novedad convierte una hoja de cálculo en una herramienta mucho más versátil. Aunque aún está en fase de pruebas según lo anunciado, ya empieza a llegar a muchos usuarios. Si quieres saber cómo activarla, para qué sirve y cuándo podrás utilizarla, aquí te lo contamos.
Cómo activar la función de IA en Google Sheets
La función IA en Google Sheets no está disponible para todo el mundo. De momento, solo pueden usarla quienes forman parte del programa Workspace Labs, que actúa como campo de pruebas para las nuevas funcionalidades impulsadas por IA.
Para comprobar si tienes acceso, basta con abrir una hoja en Google Sheets y ver si aparece la opción “Resumir esta tabla” en el panel derecho. Otra forma de usarla es escribiendo directamente la fórmula =AI(…) en una celda o desde el menú “Insertar > Función > AI”.
Si no ves estas opciones, puede deberse a que tu cuenta aún no ha sido habilitada o porque estás usando Google Sheets en otro idioma que no sea el inglés. La activación progresiva comenzó el 30 de junio de 2025 y se espera que esté completamente disponible para todos los usuarios de Workspace a lo largo del mes de julio.
Para qué sirve la función IA en Google Sheets
Más allá de una simple fórmula, esta función IA en Google Sheets permite interactuar con los datos de una forma mucho más inteligente. Puedes generar texto según el contenido de tus celdas, resumir largas cadenas de texto o clasificar registros por categorías como sentimiento, tipo de consulta o incluso ubicación. También se puede usar para redactar correos, eslóganes, descripciones de productos y más, todo dentro del propio documento.
El verdadero valor está en cómo se adapta al contexto de tus datos. Por ejemplo, puedes pedirle que extraiga ideas clave de opiniones de clientes o que cree un resumen de la última estancia de una mascota en una guardería canina. Todo desde la misma hoja de cálculo.
Ejemplos de uso de la función de IA en hojas de cálculo
La función IA en Google Sheets es tan flexible como lo permita tu creatividad y la calidad del comando que le des. Aquí algunos ejemplos prácticos publicados por Google, que puedes probar directamente en tus hojas de cálculo:
- Generar un eslogan para un evento:
=AI(«Genera un eslogan para un evento en menos de 10 palabras», A2) - Redactar un correo basado en revisiones:
=AI(«Crea un correo para el revisor respondiendo a los puntos señalados», A2:G2) - Crear una lista de palabras clave para una oferta de trabajo:
=AI(«Desarrolla una lista de keywords para este título de empleo», A2:C2) - Resumir comentarios de clientes:
=AI(«Resume en una frase el feedback del cliente», A2:D2) - Clasificar el sentimiento de un mensaje:
=AI(«Clasifica este texto como positivo, negativo o neutro», D2) - Identificar si un email es spam o no:
=AI(«Clasifica el correo como spam o no spam», D2)
Estos comandos se pueden aplicar individualmente o de forma masiva usando una columna de IA. Lo ideal es experimentar con diferentes tipos de prompts para ver cómo responde según tu contenido la función IA en Google Sheets.
Errores comunes y limitaciones de la función de IA según Google
Como toda tecnología en desarrollo, la función IA en Google Sheets no está exenta de limitaciones. Uno de los problemas más frecuentes es que el mensaje “AI function not available” aparezca en la hoja. Esto suele estar relacionado con no estar inscrito en Workspace Labs, tener la hoja en otro idioma o estar fuera de los planes compatibles con la función.
También hay que tener en cuenta que la IA no tiene acceso a todo el documento, solo puede trabajar con el rango que se le indique. Además, no permite deshacer la acción con el clásico Ctrl+Z, aunque siempre puedes regenerar la respuesta. Si trabajas con muchas celdas a la vez, también hay un límite: solo puede generar resultados para las primeras 200 seleccionadas.
¿Merece la pena esperar para usar la IA de Google Sheets?
Si sueles trabajar con hojas de cálculo de forma intensiva, la respuesta es sí. Automatizar tareas como redactar, resumir o clasificar puede ahorrarte tiempo y esfuerzo. Eso sí, no hay que perder de vista que la función sigue en fase experimental. Es recomendable revisar cada resultado antes de usarlo, sobre todo en contextos profesionales.
En definitiva, estamos ante una herramienta que apunta a cambiar la forma en la que usamos Google Sheets, haciéndola mucho más potente e intuitiva. A medida que se despliegue de forma general, su integración en el día a día puede marcar una diferencia real en productividad.
